会务工作安排流程

来源:本站作者:admin 日期:2020/12/15 浏览:0

会务一般分为三个阶段,会前准备、会间服务、会后处理

(一)会前准备阶段

1. 制定会议方案

对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见,提交领导讨论审定后,即作为组织筹办会议的依据。如作变动,需及时请示报告,不可自作主张,随意改变方案。

2. 拿出会务工作实施计划

主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作,按内容或承办部门归类,按时间顺序排队,列出共有多少项工作,每项工作由哪个部门或个人负责,以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数,避免忙乱和大的疏漏。

3. 组织召开协调会议

较大型会议会务任务重,服务保障的多,要根据需求,组成会务工作组,召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是:传达或印发会议方案,明确各组或个人的任务。

4. 印制会议通知

召开会议的基本问题确定后,要尽快发出会议通知,给参会的人员留出准备时间。会议通知一般包括,会名、主要内容、参加人员、报道时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品,要不要提前报告与会人员名但2,要不要报告报到时需接站的人数及乘坐车次,以及有问题如何联系等。


5. 印制会议票证(中大型会议)

对正式出席会议的人员要发的出席证,列席会议的人员要发给列席证,会议工作人员要发给工作证,进行选举等其他重要会议,还可以印制使用印有座位号的座次证。

6. 准备会议用品

本着勤俭节约的原则,按照会议方案中的预算,为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。

7. 印制与会人员和工作人员名册

8. 印制《会议须知》。一般包括日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议工作人员的电话号码、注意事项。

9. 安排好生活保障

主要包括食宿、医疗、交通和通信四个方面。

10.设置会场

设置会场主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒。另外,对会场的供电、供暖、音响等设备要全面了解,如无把握,应有应急方案。

11.做好接站准备

 

(二)会间服务阶段

1. 组织好会议报到

2. 会场组织工作

3. 会议主持词的撰写

4. 作好会议记录

5. 现场参观组织工作

6. 会议简报编印工作

7. 会议材料回收工作

8. 做好与会人员的返程服务工作

 

(三)会议善后阶段

1. 做好财务结算

核算住房、伙食费用等。

2. 做好会务工作总结

会务人员集合进行总结,肯定成绩,指出问题,找出经验教训,并对表现好的人。

3. 会议文件材料的合订留存

4. 会务用品的归还和整理

每次会议结束后,对一些常用的会议用品,借来的应立即归还,自置的应加以整理,以便下次再借或使用。

 

 

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